Privacyverklaring Coachdeck-app
Dit privacybeleid geldt voor de Coachdeck-app (Android en iOS), uitgegeven door Trajectr (handelsnaam van BWNS, KvK 95861467), de aanbieder van de applicatie Coachdeck, Francois Haverschmidtwei 2, 8914 BC Leeuwarden (contact@coachdeck.nl). Het beschrijft welke gegevens de app verwerkt, waar ze worden opgeslagen en hoe lang.
Wie is waarvoor verantwoordelijk
Coachdeck wordt gebruikt door organisaties (bijvoorbeeld re-integratiebureaus) die hun coaches en administratie met de app laten werken. De organisatie waarvoor je werkt bepaalt welke gegevens van haar cliënten worden vastgelegd en is daarvoor de verwerkingsverantwoordelijke. Coachdeck levert het platform en verwerkt de gegevens uitsluitend in opdracht van die organisatie (verwerker). Vragen over jouw gegevens als cliënt of medewerker kun je daarom het beste eerst aan je eigen organisatie stellen. Voor vragen over de app zelf: contact@coachdeck.nl.
Welke gegevens verwerkt de app
- Account: naam, e-mailadres, rol (coach, administratie) en de organisatie waartoe je behoort. Accounts worden aangemaakt door de administratie van de organisatie; je kunt je niet zelf in de app registreren.
- Cliënten: de naam van cliënten van wie je coach bent en de koppeling met hun traject, zodat je uren en afspraken aan de juiste cliënt kunt koppelen.
- Uren registratie: datum, start- en eindtijd, gewerkte uren, de gekozen cliënt, een onderwerp en een optionele toelichting.
- Agenda en ruimte boeken: gekozen ruimte, datum, tijden en een optionele toelichting of reden.
- Meldingen (inbox): automatische systeemmeldingen voor jou, zoals een goedgekeurde aanmelding of een aangezette module.
- Pushmeldingen: als je toestemming geeft, slaan we een willekeurig pushtoken van je toestel op, gekoppeld aan je account, om je te waarschuwen bij een nieuwe melding. De pushmelding zelf bevat alleen de tekst "Je hebt een nieuwe melding", nooit de inhoud of gegevens van cliënten. Je kunt dit altijd uitzetten in de meldingsinstellingen van je telefoon; bij uitloggen wordt het token verwijderd.
- Toestemming auditor: de ingevulde naam, het akkoord en een digitale handtekening.
- Meldingen aan support (het vraagteken-knopje): je onderwerp en omschrijving, aangevuld met technische gegevens: app-versie, besturingssysteem, het scherm waar je was en de laatste foutmeldingen. Er gaan geen schermafbeeldingen, wachtwoorden of cliëntgegevens mee.
De app vraagt geen toegang tot locatie, contacten, camera of microfoon en bevat geen advertentie- of trackingsoftware.
Waar en hoe de gegevens worden opgeslagen
- De gegevens staan op een beveiligde server en in een beveiligde database, gehost in Frankfurt (Duitsland), binnen de Europese Unie. De verbinding tussen de app en de server is altijd versleuteld (HTTPS).
- De gegevens van verschillende organisaties zijn strikt van elkaar gescheiden: een gebruiker ziet alleen gegevens van de eigen organisatie.
- Op je toestel bewaart de app alleen je inlogsessie, in de beveiligde opslag van het besturingssysteem (Keystore/Keychain). Er worden geen cookies gebruikt.
- Er wordt dagelijks een versleutelde back-up gemaakt, die maximaal 90 dagen wordt bewaard.
Met wie worden gegevens gedeeld
Alleen met de organisatie waarvoor je werkt en met de partijen die wij nodig hebben om de dienst te draaien: hosting en databaseopslag (Vercel en Neon, zie ook de verwerkersovereenkomst (subverwerkers)), e-mailverzending voor systeemberichten en het versturen van pushmeldingen (Expo en Google/Firebase; zij ontvangen alleen het pushtoken en de neutrale meldingstekst). Wij verkopen geen gegevens en gebruiken ze niet voor advertenties.
Bewaartermijn
Gegevens worden bewaard zolang de organisatie ze nodig heeft voor haar dienstverlening en de wettelijke of contractuele bewaartermijnen. Daarna worden ze verwijderd of geanonimiseerd. De organisatie stelt die termijnen vast; de exacte termijnen staan in haar eigen privacyverklaring. Een back-up wordt na maximaal 90 dagen overschreven.
Je rechten en account verwijderen
Je hebt recht op inzage, correctie, verwijdering en overdracht van je gegevens. Stuur daarvoor een verzoek aan je eigen organisatie of aan contact@coachdeck.nl. Account en gegevens laten verwijderen: mail contact@coachdeck.nl vanaf het e-mailadres van je account, of vraag het aan de administratie van je organisatie. We bevestigen het verzoek en handelen het binnen een maand af. Heb je een klacht, dan kun je terecht bij de Autoriteit Persoonsgegevens.
Beveiliging
Wachtwoorden worden niet leesbaar opgeslagen, sessies lopen af na inactiviteit en het aantal inlogpogingen is beperkt. Toegang tot cliëntgegevens is beperkt tot de rollen die dat nodig hebben.
Kinderen
De app is bedoeld voor zakelijk en professioneel gebruik en is niet gericht op kinderen.
Wijzigingen
Wijzigen we dit beleid, dan passen we de datum bovenaan aan. Bij een belangrijke wijziging informeren we de organisaties.
Contact
Trajectr (Coachdeck), Francois Haverschmidtwei 2, 8914 BC Leeuwarden, contact@coachdeck.nl.