Algemene voorwaarden en verwerkersovereenkomst
1. Wie zijn wij en waar gaat dit over
Coachdeck (hierna: de dienst) is een applicatie van Trajectr. Trajectr is een handelsnaam van BWNS, ingeschreven bij de Kamer van Koophandel onder nummer 95861467, gevestigd aan de Francois Haverschmidtwei 2, 8914 BC Leeuwarden. Met Coachdeck wordt in deze voorwaarden verder de leverancier van de dienst bedoeld (Trajectr, handelend onder de naam Coachdeck). Deze voorwaarden gelden voor het gebruik van de dienst door uw organisatie (hierna: de klant), op basis van uw aanmelding of de overeenkomst die u met Coachdeck sloot. Door te accepteren verklaart de beheerder bevoegd te zijn om namens de klant akkoord te gaan.
2. De dienst
Coachdeck levert toegang tot de webapp en de Coachdeck-app voor urenregistratie, cliëntgegevens, agenda, inbox en gerelateerde onderdelen, zoals omschreven in de offerte. Coachdeck mag de dienst verbeteren en aanpassen. Ingrijpende wijzigingen kondigt Coachdeck vooraf aan.
3. Accounts en beveiliging
- De klant bepaalt wie een account krijgt en met welke rol. De klant is verantwoordelijk voor alles wat via die accounts gebeurt.
- Inloggegevens zijn persoonlijk en worden niet gedeeld. De klant zorgt dat medewerkers een sterk wachtwoord gebruiken en de voorwaarden voor coaches accepteren.
- Verlies of vermoeden van misbruik (verloren telefoon, gelekt wachtwoord) meldt de klant direct bij Coachdeck en blokkeert het account in de webapp.
4. Gebruik door de klant
- De klant gebruikt de dienst alleen voor rechtmatige doeleinden en alleen voor de eigen dienstverlening.
- De klant legt geen gegevens vast waarvoor geen grondslag is en is zelf verantwoordelijk voor de juistheid en rechtmatigheid van de ingevoerde gegevens.
- Het is niet toegestaan de dienst te misbruiken, te beveiligen te omzeilen, kopieën van de software te maken of de dienst door te verkopen.
5. Prijzen en betaling
De prijzen staan in de offerte of prijslijst. Coachdeck kent twee vormen:
- Werkplek: voor één zelfstandige coach, uitsluitend met de coachomgeving, tegen een vast bedrag per maand.
- Beheeromgeving: voor organisaties met twee of meer coaches (verplicht vanaf twee coaches), tegen een vast bedrag per maand inclusief de beheeromgeving en twee coaches, plus een bedrag per maand voor elke extra coach.
- Opslagcapaciteit: heeft een coach meer dan 20 cliënten, dan komt er per maand een toeslag bij; heeft een coach meer dan 40 cliënten, dan komt er per maand nogmaals een toeslag bij.
- Modules: de klant kan beide vormen uitbreiden met modules, tegen de prijs uit de offerte of prijslijst.
Voor de opslagcapaciteit tellen alle actieve cliënten van de coach op de eerste dag van de maand (de peildatum); gearchiveerde cliënten tellen niet mee. Dat aantal bepaalt de toeslag voor die hele maand. Valt het aantal bij een volgende peildatum weer onder de grens, dan vervalt de toeslag vanaf die maand.
- Proefperiode: een zelfstandige coach (Werkplek) kan 14 dagen proefdraaien. Voor de Beheeromgeving geldt geen proefperiode; een organisatie die eerst wil kijken, kan beginnen met de Werkplek en daarna overstappen.
Alle bedragen zijn exclusief btw. Coachdeck factureert maandelijks vooraf, op basis van het aantal coaches en de opslagcapaciteit op de peildatum van die maand. De klant kan ook kiezen voor jaarlijks vooruit betalen: dan betaalt de klant voor het vaste deel (het basisbedrag, extra coaches en modules) 10 maanden voor 12 maanden, en blijft de opslagtoeslag per maand worden gefactureerd. De betalingstermijn is 14 dagen. Bij te late betaling mag Coachdeck de toegang opschorten na een schriftelijke herinnering. Prijzen mogen jaarlijks worden geïndexeerd; wijzigingen worden minstens 2 maanden vooraf aangekondigd.
6. Duur en opzegging
De overeenkomst loopt voor onbepaalde tijd en kan maandelijks worden opgezegd met een opzegtermijn van 1 maand, schriftelijk of per e-mail. Bij een jaarabonnement loopt de overeenkomst tot het einde van de betaalde periode van 12 maanden; opzeggen kan tegen het einde van die periode en een vooruitbetaald bedrag wordt niet gedeeltelijk terugbetaald. Na afloop heeft de klant 30 dagen om gegevens te exporteren. Daarna worden de gegevens verwijderd, behalve wat Coachdeck wettelijk moet bewaren (zie de verwerkersovereenkomst).
7. Beschikbaarheid en onderhoud
Coachdeck spant zich in om de dienst beschikbaar te houden, maar garandeert geen ononderbroken werking. Gepland onderhoud wordt zoveel mogelijk buiten kantooruren uitgevoerd. De dienst wordt geleverd op basis van een inspanningsverplichting.
8. Aansprakelijkheid
Coachdeck is alleen aansprakelijk voor directe schade die het gevolg is van een toerekenbare tekortkoming, tot maximaal het bedrag dat de klant in de 12 maanden voor de schade aan Coachdeck betaalde. Coachdeck is niet aansprakelijk voor indirecte schade, zoals gederfde winst of verlies van gegevens door handelen van de klant of diens medewerkers. Niets in deze voorwaarden beperkt aansprakelijkheid voor opzet of bewuste roekeloosheid, of waar de wet dat niet toestaat.
9. Intellectueel eigendom
De software, huisstijl en documentatie blijven eigendom van Coachdeck. De klant behoudt alle rechten op de eigen gegevens.
10. Vertrouwelijkheid
Beide partijen houden vertrouwelijke informatie van de ander geheim en gebruiken die alleen voor de uitvoering van de overeenkomst.
11. Verwerking van persoonsgegevens
De klant is verwerkingsverantwoordelijke en Coachdeck is verwerker. De afspraken daarover staan in de verwerkersovereenkomst hieronder, die onderdeel is van deze voorwaarden.
12. Toepasselijk recht
Op deze voorwaarden is Nederlands recht van toepassing. Geschillen worden voorgelegd aan de bevoegde rechter van de Rechtbank Noord-Nederland.
VERWERKERSOVEREENKOMST (AVG, artikel 28)
A. Partijen en onderwerp
De klant is verwerkingsverantwoordelijke; Coachdeck is verwerker. Coachdeck verwerkt persoonsgegevens uitsluitend in opdracht van de klant, om de dienst te leveren, en alleen volgens diens schriftelijke instructies (waaronder het gebruik van de dienst zelf).
B. Gegevens en betrokkenen
- Betrokkenen: cliënten van de klant, medewerkers/coaches van de klant, contactpersonen.
- Soorten gegevens: naam, contact- en trajectgegevens, uren, afspraken en notities, documenten en handtekeningen, en accountgegevens van medewerkers. Dit kunnen bijzondere persoonsgegevens zijn, zoals gegevens over gezondheid, afhankelijk van wat de klant vastlegt.
- Doel: het leveren van de dienst aan de klant. Coachdeck gebruikt de gegevens niet voor eigen doeleinden.
C. Verplichtingen van Coachdeck
- Verwerkt gegevens alleen op instructie van de klant, tenzij een wet anders vereist.
- Zorgt dat iedereen met toegang tot gegevens gebonden is aan geheimhouding.
- Neemt passende technische en organisatorische maatregelen, waaronder: versleutelde verbindingen (HTTPS), gescheiden gegevens per organisatie, toegangsbeperking op rol, automatische uitlog bij inactiviteit, een versleutelde dagelijkse back-up en logging van belangrijke acties.
- Helpt de klant bij verzoeken van betrokkenen (inzage, correctie, verwijdering) en bij beveiligingsverplichtingen, effectbeoordelingen en overleg met de toezichthouder.
- Meldt een datalek bij Coachdeck zonder onredelijke vertraging, uiterlijk binnen 48 uur nadat Coachdeck het ontdekt, zodat de klant zelf aan zijn meldplicht kan voldoen.
D. Subverwerkers
De klant geeft algemene toestemming voor het inschakelen van subverwerkers. Op dit moment: Vercel (hosting), Neon (databaseopslag, Frankfurt, EU), Expo en Google/Firebase (alleen pushmeldingen: een pushtoken en een neutrale tekst, geen inhoud), Resend (e-mailverzending), Sentry (foutmeldingen, zonder persoonsgegevens) en GitHub (opslag van de dagelijkse back-up, alleen als versleuteld bestand). Coachdeck sluit met elke subverwerker afspraken die gelijkwaardig zijn aan deze overeenkomst en informeert de klant vooraf over wijzigingen; de klant kan dan bezwaar maken.
E. Doorgifte buiten de EU
Gegevens worden opgeslagen in de EU. Als een subverwerker gegevens buiten de EER verwerkt, gebeurt dat alleen met een passend waarborg, zoals standaardcontractbepalingen.
F. Controle
Coachdeck stelt de klant op verzoek de informatie ter beschikking die nodig is om naleving aan te tonen, en werkt mee aan redelijke audits, op kosten van de klant en met redelijke aankondiging.
G. Bewaren en verwijderen
Na het einde van de overeenkomst verwijdert Coachdeck de gegevens van de klant binnen 30 dagen, nadat de klant ze kon exporteren. Versleutelde back-ups worden uiterlijk na 90 dagen overschreven. Het logboek van accepteren van voorwaarden bewaart Coachdeck zolang dat nodig is als bewijs.
H. Duur
Deze overeenkomst loopt zolang Coachdeck persoonsgegevens voor de klant verwerkt.